Les cookies assurent le bon fonctionnement de nos services. En utilisant ces derniers, vous acceptez l'utilisation des cookies. En savoir plus

Logiciel de gestion pour hôtel : 10 fonctionnalités indispensables

Comme tous les secteurs l’hôtellerie doit savoir s’adapter aux changements de la société et des modes de consommation, ce qui inclut l’arrivée du digital. 


C’est dans ce cadre de changement que sont nés différents outils pour la gestion d’une activité hôtelière.


Ces outils aident au quotidien les propriétaires d’hébergements touristiques à remplir leur hôtel. Mais ils sont aussi précieux pour l’automatisation des tâches administratives, la communication, le management et le marketing.

 Parmi ces outils on retrouve le logiciel de gestion. Support 100% digital qui centralise de nombreuses fonctionnalités.


Les 10 fonctionnalités à valider


Voici les 10 fonctionnalités indispensables à un bon logiciel de gestion hôtelière.


1 : La fonctionnalité : créateur et éditeur de sites


Vous vous posez encore la question de l’utilité d’un site internet pour votre hôtel ? Notre réponse en 8 points. 


En 2020 tous les hôtels indépendants de toutes les tailles doivent avoir un site internet. Ce n’est ni un « petit plus », ni une « option ». C’est un indispensable. 


Un chiffre clé : 52. C’est en effet 52% des personnes qui trouveront votre hôtel sur des plateformes comme Booking.com ou Hotels.com, qui iront chercher le site internet de votre hôtel. Pas besoin de vous faire un dessin pas de site internet est donc égal à une perte considérable de clients. 


Lorsque vous vous tournez vers un logiciel de gestion global, celui-ci doit impérativement prendre en compte un créateur de sites. 

Mais pas n’importe quel créateur de sites. Un créateur et éditeur.


Pourquoi ? Parce que les sites c’est comme tout, il y en a des modernes et des anciens. Que ça soit au niveau du design ou des fonctionnalités. Et un bon moyen de s’assurer que votre site reste moderne au fil des années est la fonctionnalité « éditeur ». 



Ayez toujours la main sur votre site internet et mettez-le à jour quand vous le souhaitez. Informez vos voyageurs en temps réel des changements effectués dans votre hôtel.

Soyez visible et transformez vos visiteurs en clients.




Cette fonctionnalité vous permet :  


- De créer des sites internet très esthétiques au design moderne et 100% pensés pour l’hôtellerie. Découvrez nos designs et créez le site de vos rêves : 

De créer des sites internet qui vont s’adapter à tous les supports de visionnage : tablette, smartphone, ordinateur fixe, ordinateur portable...


- De mettre facilement et rapidement tous le contenu que vous souhaitez : images, textes, vidéos, carte, avis clients... Mais aussi de le modifier ou de le supprimer à tout moment.


- De répondre à toutes les exigences de Google afin d’obtenir le meilleur référencement possible. C’est-à-dire être bien classé lors d’une recherche Google.


- De convertir de nombreux visiteurs en clients, grâce à une technologie efficace.


- De rendre l’accès à votre site à tous les voyageurs avec l’option multilingue. 


- D’y intégrer un blog pour mettre encore plus de contenu, sur ce qui fait la singularité et l’authenticité de votre établissement. 


Un bon logiciel vous permet de faire tout ça et même plus, tout en respectant toutes les lois européennes et françaises sur la protection des données et la confidentialité. 


2 : La fonctionnalité : système de réservation intégré au site 



Les 52% de voyageurs qui cherchent le site internet de votre hôtel, le font pour une seule et bonne raison : réserver en direct.


Pourquoi ?


Car en réservant en direct ils s’assurent souvent les meilleurs prix, ils ont directement toutes les informations avec les photos des chambres, l’hôtel et ses équipements. Ils peuvent également vous contacter directement par téléphone ou via un formulaire.




C’est pour cela qu’une des fonctionnalités essentielles à votre logiciel de gestion est un système de réservation.


- Un système simple, intuitif et sécurisé. Pas de redirection vers un autre site (qui fait souvent peur aux voyageurs).


- Proposez plusieurs méthodes de paiement pour encaisser tout le séjour ou juste le versement des arrhes. 


3 : La fonctionnalité : système de paiement pratique et sécurisé


Nous y voilà donc, après le système de réservation passons au système de paiement. 

De nombreux systèmes de paiement simples et sécurisés existent sur le marché. Mais il faut cependant être bien vigilant à la commission qu’ils demandent ainsi qu’aux frais cachés.




L’idéal est lorsque votre logiciel de gestion propose sa propre technologie de paiement avec : 



- Tous les paiements centralisés au même endroit.

- 
Des paiements automatisés, entièrement encryptés et conforment aux lois en vigueur. Avec notamment la mise en place de vérifications pour éviter la fraude.




- La possibilité pour le voyageur de faire son paiement en 1 clic seulement.

Une possibilité de voir l’activité en temps réel.




- La possibilité pour vous de choisir quand vous voulez que l’argent vous soit versé : toutes les semaines ou tous les mois.



Vous cherchez un système simple pas cher et 100% sécurisé ? C’est ici 


4 : La fonctionnalité : PMS 



Le PMS (Proprety Management System en anglais) est un logiciel de gestion à part entière qui dans le cas présent s’inclue dans une offre complète de logiciel de gestion.


C’est un logiciel aux multiples fonctions dont la fonction principale est l’attribution des chambres. Si vous possédez plusieurs chambres « Double Standard » par exemple et que vous souhaitez en attribuer une en particulier à un voyageur c’est le rôle du PMS.


La grande majorité des hôteliers connaissent de façon superficielle les capacités de leur PMS. Et c’est tout à fait normal. De nombreux propriétaires d’hôtels reçoivent une présentation assez sommaire de leur logiciel. Vous connaissez donc les fonctionnalités principales, mais pas toutes les possibilités qu’elles ont à vous offrir. 

 

Le tableau de bord c’est le cerveau du logiciel. C’est le point de pilotage de tout votre hôtel. L’interface et les fonctionnalités du tableau de bord peuvent vraiment faire la différence d’un PMS à un autre. 


Mais il ne se limite pas à ça et c’est un logiciel clé pour la gestion de votre hôtel.


Grâce à lui vous pouvez gérer : 


  • L’impression de vos factures clients et fournisseurs.
  • La TVA/CA mensuelle.
  • La réception, la caisse et les annulations.
  • Le prévisionnel d’occupation, le CA sur les réservations.
  • Les forfaits et les articles.
  • La relance des clients

Il vous donne également accès à :


  • Votre chiffre d’affaires, vos ventes et main courante.
  • À vos encaissements, et vos arrhes.
  • Aux statuts des chambres.
  • Aux départs / aux arrivées prévues.
  • Aux départs effectués, aux clients présents.
  • À l’aperçu des documents avant impression.
  • Aux statistiques diverses.


* Les 5 prochaines fonctionnalités sont également présentes dans l’outil PMS. Vous pourrez donc les avoir en ne vous équipant que d’un PMS. Cependant elles figurent dans notre top 10 cars combinées aux autres elles vous donnent le logiciel de gestion le plus complet qui existe et le plus qualitatif.  



5 – La fonctionnalité : gestion des données clients 


Les informations clients valent aujourd’hui des milliers voir des millions d’euros. De nombreuses grandes entreprises payent cher pour se fournir ses bases d’informations clients, qui sont aujourd’hui indispensables pour les stratégies de communication et de marketing. Ces données clients numériques sont souvent appelées de façon raccourcies DATA.




Pour vous hôtelier avoir un outil qui gère toutes ces informations clients vous permet :


- La création d’une fiche personnalisée, avec ses préférences, ses désirs, ses allergies, son régime alimentaire... 


- D’avoir une large base de client à recontacter en basse saison par exemple, pour leur proposer vos offres exclusives.


- 

De proposer un service sur mesure aux voyageurs en fonction de leur condition : famille avec enfant, personne à mobilité réduite, personne atteinte d’un handicap visuel ou auditif...


6 : La fonctionnalité : gestion du calendrier en temps réel 


Le planning est l’un des outils hôteliers qui a le plus vite évolué. Les plannings réalisés à la main ou ceux faits informatiquement puis imprimés, sont vite devenus obsolètes. 


Aujourd’hui un bon logiciel de gestion vous propose des plannings : 


- Modernes avec une visualisation globale, allant de 1 à 90 jours, en mode plein écran.


- Qui s’exportent facilement sous différents formats pour les imprimer ou de les partager.


- Faciles à lire avec des légendes de couleurs pour définir les arrivées, les départs, les réservations en attente...


- Qui offrent une vue générale sur l’occupation des chambres.


- Simples à gérer, à modifier ou à compléter, grâce à des systèmes de case à cocher, de « glisser-lâcher », de pictogramme et de codes couleur.


7 : La fonctionnalité : facturation


Connecter à votre système de paiement, cette fonctionnalité vous permet de gérer vos factures pour ne plus courir après les impayées par exemple. Classées par dates, par situation les factures sont facilement retrouvables et peuvent être exportées sous divers formats. Un gain de temps précieux pour vous et votre comptable ! 


8 : La fonctionnalité : création de rapports 


À partir de vos factures créez des rapports comptables et fiscaux en un seul clic et épargnez-vous des maux de tête et des longues soirées.

Réalisez sans stress vos déclarations annuelles et mensuelles. Réalisez vos prévisions et anticipez les saisons à venir.


9 : La fonctionnalité : gestion du personnel 


Grâce au calendrier et à ses diverses options, votre logiciel de gestion peut vous aider dans la gestion de votre personnel et plus particulièrement votre personnel de chambres. En fonction des réservations établissez grâce à un code couleur, l’état des chambres et le travail à faire. Attribuer ensuite simplement le nettoyage à votre personnel qui n’aura plus qu’à « cocher » une fois le travail réalisé.


10 : La fonctionnalité : channel manager


Comment gérer les réservations lorsque vos chambres sont disponibles sur votre site internet et sur les OTAs (Booking.com, Hotels.com, Airbnb...) ?


Grâce à un channel manager. Cette dernière fonctionnalité de notre top 10 rend impossible le surbooking. Gagner en tranquillité, il s’occupe lui-même d’enlever la disponibilité de la chambre de tous les sites une fois que celle-ci est réservée.


********************



Cet article vous a aidé ? Vous souhaitez découvrir un logiciel de gestion tout-en-un pour votre hôtel
 ?
Un site internet sur mesure, plus de réservations directes et moins de commissions, ça vous intéresse ? Demandez la démonstration





Comment créer un site d’hôtel qui augmente vos réservations directes?
Guide pour les hôtels indépendants
Amenitiz-Icon-White
Augmenter les réservations directes de votre hôtel
Reprenez le contrôle sur vos réservations